Hentugar lausnir á stafrænni vegferð

Nú á tímum þar sem mikið er talað um stafræna umbreytingu og sjálfvirkni er tilvalið að benda á Power Apps og Microsoft Power Platform sem áhugaverðan valkost í slíkum verkefnum. Sífellt fleiri eru nú að færa starfsemi sína í Microsoft 365 skýið og hafa þar af leiðandi aðgang að þessum lausnum.

Nú á tímum þar sem mikið er talað um stafræna umbreytingu og sjálfvirkni er tilvalið að benda á Power Apps og Microsoft Power Platform sem áhugaverðan valkost í slíkum verkefnum. Sífellt fleiri eru nú að færa starfsemi sína í Microsoft 365 skýið og hafa þar af leiðandi aðgang að þessum lausnum. 

Gunnar Örn Haraldsson, hópstjóri hjá rekstrarlausnum Advania, skrifar: 

Þann 19. nóvember 2020 hélt Advania vefkynninguna „Hvað er PowerApps?“ þar sem sérfræðingar Advania fóru yfir notkunarmöguleika Microsoft Power Platform með áherslu á PowerApps og Power Automate til að leysa algengar þarfir. Farið var yfir nokkur sýnidæmi, komið inn á hagræðingu bæði í formi bættrar þjónustu við viðskiptavini og starfsfólk sem og fjárhagslegan ávinning fyrir fyrirtæki. 

Microsoft Power Platform er safn lausna sem nýtast til þess að útbúa ýmis öpp, eyðublöð, sjálfvirka ferla, skýrslur, spjallmenni, bæta upplifun notenda og hagræða í rekstri með ýmsum hætti. 

Einn af kostunum við þessar lausnir er sá að ekki þarf sérhæfða forritara til að smíða öppin, mælaborð eða eyðublöð. Almennum notendum er gert kleift að útbúa slíkar lausnir með fljótlegum og einföldum hætti. Með því móti sparast tími og fjármunir þar sem að þeir notendur sem hafa mesta þekkingu á þörfinni og sínum ferlum geta útbúið sínar lausnir. 

Power Apps 

Fljótleg leið til að útbúa rafræn eyðublöð og öpp 

Fyrir vef, iOS og Android snjalltæki 

Power Automate 

Öflug ferlalausn 

Þarfnast ekki forritunarkunnáttu 

Fjöldi tenginga við önnur kerfi 


Power Virtual Agents 

Einföld og fljótleg leið til að útbúa spjallmenni 

Þarfnast ekki forritunarkunnáttu 


Power BI 

Öflugt verkfæri til að útbúa skýrslur, yfirlit og mælaborð

Dregur saman upplýsingar úr mörgum kerfum 



 

Power Apps

Í stuttu máli mætti segja að Power Apps sé sérlausnaumhverfi (e. Application platform) fyrir Microsoft lausnir hvort sem um ræðir Dynamics 365 og Business Cenral, Teams, SharePoint o.s.frv. 

Power Apps skiptist í þrjár tegundir sem hafa ólíka eiginleika og notagildi en þær tegundir sem átt er við eru Canvas Apps, Model driven apps og Power Apps Portal. 

 

Canvas Apps:

Almennt notuð fyrir einfaldari öpp með afmarkað hlutverk, hægt er að breyta útliti og aðlaga eftir þörfum. Dæmi um Canvas öpp gæti verið: 

-Bóka fundarherbergi 

-Gátlisti 

-Skrá hugmynd 

-Atvikaskráning 

-App fyrir skoðunar- eða eftirlitsaðila 

-Nafnspjaldaskanni 



Model driven apps:

Byggja á þeim gögnum sem þeim er ætlað að meðhöndla, hafa formfast útlit og innbyggða virkni fyrir skýrslur og viðskiptaferla. En Model driven app gæti í raun og veru innihaldið eða nýtt sér Canvas app líka. 

Það má segja að Model driven öpp henti frekar fyrir „stærri kerfi“ þar sem unnið er með margvísleg gögn úr mismunandi áttum á meðan Canvas öpp henta frekar til að þjóna afmörkuðu hlutverki. 

Sem dæmi væri hægt að hugsa sér Model driven app fyrir verslun sem heildarkerfi þar sem sett er upp yfirlit yfir vöruframboð, verðþróun, leiðbeiningar um uppstillingu í búð, þrif o.fl. 

-Starfsmaður við ræstingar hefur aðgang að Canvas appi í síma til að skrá þrif dagsins inn í sama kerfi.

-Starfsmaður við áfyllingu hefur aðgang að Canvas appi með leiðbeiningum um uppstillingu og vörutalningu 



Power Apps Portal: 

Er vefsíða eða þjónustugátt tengd 365 umhverfi viðkomandi fyrirtækis og býður upp á þann möguleika að veita ytri aðilum aðgang að viðeigandi upplýsingum úr viðskiptakerfum. Í raun hægt að setja upp sem „Mínar síður“ eða sambærilegt þar sem að notendur geta skráð sig inn og til dæmis séð sínar upplýsingar eða jafnvel sent inn pantanir. 



 

Power Automate

Það er varla hægt að tala um PowerApps án þess að fjalla um Power Automate en það er sjálf ferlavélin sem er samtvinnuð við PowerApps og aðrar lausnir í Microsoft umhverfinu. 

Power Automate framkvæmir aðgerðir og bregst við atburðum sem eiga sér stað hvort sem ferlarnir eru settir í gang handvirkt eða t.d. þegar skjal lendir í skjalasafni eða notandi fær tölvupóst eða á ákveðnum tímasetningum. Með lausninni er hægt að sjálfvirknivæða ferla og láta gögn flæða á milli kerfa. 

Power Automate er með yfir 300 tengingar við önnur kerfi hvort sem það eru Microsoft lausnir eða frá öðrum en dæmi um slíkar tengingar er SharePoint, Dynamics 365, SQL, Outlook, OneDrive, SalesForce, Linkedin o.fl., auk þess að hægt er að útbúa eigin tengingar. 

 


 

Power Virtual Agent

Með Power Virtual Agent gefst notendum kostur á að útbúa spjallmenni (e. Bot) með einföldum hætti án forritunarkunnáttu. En slík spjallmenni er hægt að koma fyrir á innraneti, heimasíðu, Facebook og víðar. 

Spjallmenni eru frábær leið til þess að bæta þjónustu við bæði starfsfólk og viðskiptavini með því að draga úr álagi vegna algengra fyrirspurna og fleira. 

 Dæmi um notkun spjallmenna: 

-Veita upplýsingar um opnunartíma 

-Upplýsingar um þjónustu og vörur 

-Fyrirkomulag starfsemi vegna COVID-19 

-Aðstoð vegna sölumála eða úrlausn annarra vandamála 

-Birta matseðil vikunnar 

-Veita starfsfólki upplýsingar um styrki 

 

Power BI

Að hafa góða yfirsýn yfir stöðu mála getur skipt miklu máli varðandi ákvörðunartöku og rekstur fyrirtækja. Þar kemur PowerBI sterkt inn sem öflugt verkfæri til að útbúa mælaborð og skýrslur með einföldum hætti. 

PowerBI er hægt að tengja við upplýsingar úr ýmsum kerfum hvort sem það eru Excel skjöl, gagnagrunnar, SharePoint listar eða aðrar gagnaþjónustur. 





Svör við spurningum sem bornar voru upp á fyrrnefndum fundi:

Dæmi um öpp, eyðublöð og gátlista í PowerApps: 

Bókun fundarherbergja 
 -App sem gerir starfsfólki kleift að bóka laust fundarherbergi fyrir fund sem er þegar í dagatali eða stofna nýjan fund og bóka fundarherbergi í leiðinni. 

Gátlisti / Skráning á þrifum 
-App eða eyðblað til skráningar á þrifum húsnæðis.

-Starfsmaður í þrifum hakar við og skráir niður athugasemdir eftir því sem við á 

-App gæti innihaldið lista af staðsetningum eða aksturleið sem viðkomandi þarf að mæta á og eyðublað fyrir hvert húsnæði eða hvert rými 

-PowerBI skýrsla birtir upplýsingar um þrif 

Viðveruapp 

-App fyrir starfsfólk til að skrá hvort unnið sé að heiman þann daginn eða mætt á starfsstöð 

-Notendur fá tilkynningu í símann til áminningar um skráningu dagsins 

-PowerBI skýrsla til að taka út tölulegar upplýsingar um nýtingu húsnæðis 

Símaskrá 

-App fyrir fyrirtækjasímaskrá 

Styrkir 

-App fyrir styrkumsóknir eins og íþróttastyrk eða samgöngustyrk 

Stærri lausnir 

-Jafnframt er hægt að byggja upp stærri kerfi með PowerApps en sem dæmi um slíkt gæti verið: 

-Eignaumsjónakerfi 

-Kerfi fyrir vörukynningar og pantanir 

-Starfsumsókna og ráðningakerfi 



Eru PowerApps hugsuð fyrst og fremst fyrir notkun innanhúss? 

Í stuttu máli má segja að PowerApps sem slíkt sé fyrst og fremst hugsað til notkunar innanhúss en þó er það ekki alfarið svo. PowerApps býður jafnframt upp á það sem kallast Power Apps Portal en því má líkja við „Mínar síður“ sem hægt er að gera aðgengilegar fyrir ytri aðila ýmist með auðkenningum eins með Microsoft reikningi, Facebook eða öðru slíku. Einnig hægt að veita nafnlausan aðgang. Með þessum síðum er hægt að veita ytri aðilum aðgang að viðeigandi gögnum úr viðskiptakerfum fyrirtækisins eins og t.d. „Mínar pantanir“, „Mín mál“, „Stofna beiðni“ o.s.frv. eftir því sem við á. 

Þessar síður er hægt að stílfæra og aðlaga að útliti heimasíðu fyrirtækisins. 

Þessu til viðbótar býður Microsoft upp á Power Virtual Agent sem er hluti af Microsoft Power Platform og er notað til þess að útbúa spjallmenni (e. Bot) sem hægt er að birta á vefsíðum, innraneti, Facebook og fleiri stöðum. 

Þarf að greiða fyrir notkun á hverju appi eða formi, t.d. ef fyrirtækið er með Microsoft 365 leyfi? 

Það þarf ekki að greiða fyrir hvert form en PowerApps leyfi geta verið innifalin í Office 365 leyfum. 

Í einhverjum tilvikum getur þurft að kaupa leyfi sérstaklega eða til að fá aðgang að „Premium“ einingum en slíkt er háð því hvað er verið að útfæra og hvernig sú útfærsla er. Þetta fer eftir leyfismálum fyrirtækja. Ég hvet þig til að ráðfæra þig við sérfræðinga Advania í leyfismálum ef eitthvað er óljóst í þessum efnum. 

Um notkun PowerBI, Power Apps Portal og Power virtual agent gilda hins vegar aðeins önnur lögmál þegar kemur að leyfismálum. 



Er hægt að taka myndir af eða skanna reikninga frá birgjum og ferja upplýsingar, t.d. í Business central? 

PowerApps býður upp á að taka myndir af eða skanna skjal með ákveðnu sniði og lesa úr því upplýsingar eða greina myndir og jafnvel hægt að nýta sem strikamerkjaskanna. Til dæmis er hægt að setja upp sjálfvirkan feril með þeim hætti að þegar PDF skjal lendir í skjalasafni í SharePoint fer af stað greining sem les upplýsingar úr skjalinu og sendir í bókhaldskerfi eins og Business Central. Innbyggða greiningarvirknin í PowerApps fellur undir AI hlutann í lausninni og þarf að þjálfa það í því að lesa og greina upplýsingar. Í þessu samhengi getur borgað sig að skoða möguleikana á því að nýta Azure Cognitive Services beint í stað þess að nota PowerApps AI sem í raun og veru byggir á sömu þjónustum. 

Til dæmis er hægt að greina handskrifaðan texta og koma á rafrænt form eða láta telja hluti á mynd. 

Azure Cognitive Services býður upp á ítarlegri greiningar og upplýsingar heldur en PowerApps AI og mögulega ódýrari þjónusta líka. 

Til að draga þetta saman þá er stutta svarið: ,,Já þetta er hægt og tæknin er til staðar”. En það borgar sig að skoða betur samhengið og þarfirnar í hverju tilviki til að meta hvaða útfærsla hentar hverju sinni. 

Jafnframt býður Advania upp á lausnir til að meðhöndla og sjálfvirknivæða ferilinn fyrir móttöku reikninga þar sem skönnuð skjöl og upplýsingar úr þeim flæða yfir í bókhaldskerfi. 



Hvaða kerfum er hægt að tengjast með Power Automate? 

Hægt er að nýta ýmsar tilbúnar tengingar til að eiga samskipti við önnur kerfi en í dag eru þær yfir 300 talsins. Sem dæmi má nefna Linkedin, Excel, OneDrive, Google Drive, Google Sheets, Teams, Outlook, Salesforce, Dynamics 365, MySQL, SQL Server…. 

En jafnframt er hægt að útbúa eigin tengingar eða framkvæma http fyrirspurnir svo að öllu jöfnu er hægt að eiga í samskiptum við önnur kerfi svo framarlega að þau bjóði upp á tengimöguleika og séu aðgengileg. 



Er hægt að nota Power Apps til að birta form á heimasíðu og senda gögn í önnur kerfi? 

Með notkun PowerApps Portal er hægt að leysa þessar þarfir þar sem notandi fer inn á síðu og þaðan hægt að eiga samskipti við önnur kerfi, t.d. með Power Automate. 

Jafnvel mætti líka leysa slíkar þarfir með Power Virtual Agent þar sem það á við. 

Advania býður einnig upp á fleiri lausnir til að birta form á ytri vef og láta gögn flæða yfir í önnur kerfi svo endilega hafið samband við ráðgjafa til að fá nánari upplýsingar. 

Svarið er því að einhverju leyti háð þörfum hverju sinni. 



Styður Power Apps Portal við auðkenningu með rafrænum skilríkjum? 

Power Apps Portal býður upp á innbyggðar auðkenningar t.d. fyrir Microsoft auðkenni, Facebook o.fl. Líklegast er hægt að útfæra sérsniðna auðkenningu, svo sem innskráningu með rafrænum skilríkjum. 

Advania býður upp á innskráningarsíðu með rafrænum skilríkjum sem hægt er að nýta sem portal/gátt fyrir ytri aðila til að tengjast gögnum úr 365 umhverfinu t.d. fyrir „Mínar síður“ eða sambærilegt. 



Vinna þessar mismunandi týpur af öppum saman? 

Canvas apps, Model driven apps og Power Apps Portal hafa mismunandi eiginleika og notagildi. Hér eru nokkur möguleg dæmi um notkun þessara lausna og hvernig þær geta unnið saman.

Canvas Apps: 

Almennt notuð fyrir einfaldari öpp með afmarkað hlutverk, hægt er að breyta útliti og aðlaga eftir þörfum. Dæmi um Canvas öpp gæti verið: 

-Bóka fundarherbergi 

-Gátlisti 

-Skrá hugmynd 

-Atvikaskráning 

-App fyrir skoðunar- eða eftirlitsaðila 

-Nafnspjaldaskanni 

-Strikamerkjaskanni og vöruuppfletting 



Model driven apps: 

Byggja á þeim gögnum sem þeim er ætlað að meðhöndla, hafa formfast útlit og innbyggða virkni fyrir skýrslur, viðskiptaferla, stöður og fleira. 

Model driven app gæti í raun og veru innihaldið líka og/eða nýtt sér Canvas app fyrir hluta af því kerfi sem sett er upp, t.d. fyrir ákveðin gögn eða hluta starfsmanna. 

Dæmi um Model driven app og samspil við Canvas app gæti verið kerfi fyrir hugmyndasamkeppni þar sem að notendur senda inn hugmyndir með einföldu Canvas appi og jafnvel hægt að setja like eða kjósa um hugmynd. En hlutverk Model driven appsins væri þá að halda utan um allar hugmyndir, niðurstöður, skýrslur, fjármögnunar- og samþykktarferli í framhaldinu. 

Annað dæmi gæti verið gæðakerfi þar sem Model driven appið væri heildarkerfið en starfsfólk fyllir út eyðublöð og gátlista í Canvas öppum. Eins gætu innri úttektir og eftirlit farið fram í gegnum Canvas öpp. Model driven appið væri þá í raun kerfið sem heldur utan um öll gögnin og samhæfir, birtir skýrslur og mælaborð og tryggir að réttum ferlum sé fylgt við úrvinnslu gagna. 

Jafnframt getur gluggi í Model driven appi birt Canvas app t.d. fyrir afmarkaða aðgerð eins og að fletta upp í öðru kerfi, skrá inn eða skannað upplýsingar. 



Power Apps Portal: 

Sem framhald af dæmunum hér að ofan þá er hægt að nota Power Apps portal í svipuðum tilgangi og Canvas öppin og gæti í sjálfu sér innihaldið og birt Canvas app. Til dæmis til að senda ábendingar inn í gæðakerfi eða skoða stöðu úttekta. 



Er hægt að tengja svona Power Virtual Agent við hvaða síðu sem er? 

Það er hægt að tengja Power Virtual Agent við þær vefsíður sem viðkomandi hefur stjórn á með því að bæta við svokölluðu Iframe á síðuna með vísun í spjallmennið. En jafnframt er hægt að tengja slík spjallmenni við Teams, Facebook, Slack o.fl. 



Er hægt að nota Power Apps fyrir sem málakerfi? 

Í stuttu máli þá er svarið já það er hægt en það borgar sig að meta þarfirnar og þá hvernig er heppilegast að útfæra málakerfi út frá því. 

Það er hægt að útfæra slíka lausn sem Canvas App eða sem Model driven app og hugsanlega hægt að nýta með öðrum lausnum líka. Dæmi um slíkt gæti verið „Óhappaskráning“ þar sem notandi skráir óhapp, tekur myndir og fær undirskrift viðkomandi en út frá þeim skráningum stofnast svo mál í SharePoint til frekari úrvinnslu með öllum gögnum. 

Í þessu samhengi þarf að skoða hvernig verklagið er, hvaða gögn er verið að skrá, þarf að gera ráð fyrir fylgiskjölum, hverjir eru það sem stofna málin, er unnið með málin á vef eða snjalltækjum o.s.frv.